Еще несколько лет назад регистрация гостей на событиях являлась «болевой точкой» организаторов. Бесконечные списки имен, бейджи на скрепках, значки и другие «страсти» были главными инструментами регистрационных зон. Однако, это история не о том, как найти гостя в длинном именном свитке. Редакция LCM решила узнать, как работают те, кто выбрал альтернативный путь. Сергей Крылов, генеральный директор компании iReg-All — один из таких героев. В интервью для Live Communication Magazine Сергей честно поделился «фишками» работы, а также рассказал о непереводимой, порой, игре слов между клиентом и исполнителем.
Сергей, у каждого героя нашего издания свой путь в event-индустрии. Расскажите свою историю знакомства с этой сферой.
Долгое время я занимался научной деятельностью в Академии управления МВД России, но однажды пришел к осознанию, что буквально уперся в стену: система не позволяла расти дальше. В 2014 году меня пригласили в компанию Event Management Technologies, которая занималась техническим обеспечением мероприятий. С того момента я стал изучать все аспекты event-индустрии и неожиданно для себя нашел нишу, которая нуждалась в развитии, — электронная регистрация. Я увидел, что это очень интересная и перспективная ниша, которая еще не сильно развита.
Таким образом появилась компания iReg-All. На что делали ставку при запуске бренда?
Как-то на одном из мероприятий я увидел, как гостей регистрируют по классическому методу — по алфавиту, на что уходит много времени. Если неожиданно для всех во время регистрации возникают проблемы с принтером, то получить бейдж становится целой церемонией. Я стал изучать зарубежный опыт и понял, что нам есть на кого равняться. Так, на Западе уже давно и успешно работает отлаженная система регистрации. Убежден, что любой процесс, который может проходить без участия человека, необходимо автоматизировать. За рубежом система регистрации — это развитая индустрия, она есть везде: от мероприятий на футбольных стадионах до конгрессов и выставок. Понимание этого стало точкой невозврата: отныне я не переставал думать над тем, как исправить программное обеспечение и начать работать. Мы написали техническое задание для программистов, приступили к разработке. И это «выстрелило».
Что в России получают клиенты, сотрудничая с iReg-All?
IReg-Аll — это система электронной регистрации участников офлайн. Основные ее направления — выдача бейджей, check-in, СКУД (система контроля и управления доступом), а также спортивные мероприятия. Мы предоставляем клиентам линейку передового оборудования: принтеры для печати бейджей, сканеры баркодов, терминалы сбора данных, сенсорные экраны саморегистрации, решения по контролю доступа, сетевое оборудование для проведения регистрации на мероприятиях любого формата, масштаба и профиля.
Как много времени ушло на разработку новой системы?
Проект iReg-All был запущен в год Олимпиады, в мае 2014-го. Я написал техническое задание для программистов, мы протестировали систему на бесплатных event'ах, и уже через полгода в октябре мы провели первое коммерческое мероприятие. На старте функционал был минимален. Мы расширяли его ежегодно. В итоге за годы успешной работы в нашем портфолио скопилось более двухсот мероприятий. И мне приятно, что многие известные бренды называют нас традиционным партнером по регистрации.
Вы позиционируете свою систему как самую надежную. Чем можете подкрепить данное заявление?
Во время разработки проекта во главу угла мы поставили федеральный закон «О персональных данных», согласно которому полученные данные следует хранить в одном месте. В обычной ситуации, если отказывает сервер, система «встает», а сам компьютер способен даже сгореть. Альтернативой при таком традиционном подходе был второй сервер, но в экстренной ситуации организаторам требовалось дополнительное время, что могло бы повлечь за собой очереди и недовольство гостей.
Мы разработали две схемы работы:
1. Подключение большого количества серверов, чтобы все компьютеры могли работать автономно в момент чрезвычайной ситуации.
2. Подключение параллельного сервера, если необходима максимальная защита данных.
На 90% мероприятий мы работаем по первой схеме, что позволяет избежать проблем при регистрации. Таким образом, нам удается распределять информацию по «сейфам», и работоспособность системы при этом не зависит от наличия интернета на площадке. Наши специалисты налаживают доступ при помощи имеющихся устройств, поэтому система исключает любые проблемы с сервером.
Если неполадки происходят с локальной сетью, никто это не заметит: ни заказчик, ни клиент заказчика. В самом начале работы у нас случилась одна накладка, когда система сработала медленно. Но за три с половиной года эта ситуация была единственная.
Недавно мы провели эксперимент: включали секундомер, когда гости приходили на регистрацию с QR- кодом. После сканирования кода сотрудник нажимал кнопку, система находила человека в базе, и наклейка моментально распечатывалась на принтере. Нами зафиксирован рекорд — 6 секунд!
Впечатляет! Это предел возможностей?
Думаю, да. Несколько секунд на выдачу бейджа — это очень хороший показатель не только для российского рынка. Только представьте, сколько времени занял бы этот процесс, если бы сотрудники делали все вручную — раздавали бейджи по алфавиту. Вечность!
Раз уже заговорили о российском рынке, поделитесь мнением, какова ситуация с IT-обеспечением на отечественных event'ах сегодня?
Специалисты, к слову как и техника, в нашей стране имеют хороший уровень. Основная проблема связана с тем, что многие ивентщики мало понимают в IT-технологиях. В России нет налаженной коммуникации между event-менеджерами и IT-специалистами. Эти люди говорят на разных языках.
Мегагрупп.ру